Armin Haymoz

PPP ist im Rahmen der bestehenden Gesetzgebung möglich.

Ausländische Fachliteratur

Umfassende Kommunikation sichert Wissenstransfer in PPP-Projekten

 

Herausgeber: Ernst & Young
Format: Public Services Newsletter - Beratung für die öffentliche Hand & NPOs - Nr. 87, März 2008

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PPP können dank Synergieeffekten die Projektkosten senken. Um diesen Vorteil jedoch zu realisieren muss das Kommunikationsmanagement den Informations- sowie den Wissenstransfer zwischen den am Projekt beteiligten Personen gewährleisten.

Intention

Wesentliche Motivation bei PPP-Projekten ist es, Infrastrukturprojekte Ressourcen schonend zu realisieren. Als besonders wichtige Faktoren wurden hierbei die Lebenszyklusbetrachtung, die integrierte Planung und die Reduktion von Schnittstellen in Form von Synergieeffekten erkannt.

Ein wesentlicher Aspekt bei der Realisierung der Synergieeffekte ist die Implementierung eines effektiven und effizienten Kommunikations- und Schnittstellenmanagements bis in die ersten Jahre der Betriebsphase hinein, weil eine Vielzahl an Personen direkt oder indirekt am Projekt beteiligt ist.

3-Phasen-Modell

Wie alle Projekte durchlaufen auch PPP-Projekte verschiedene Phasen, die mit Umstrukturierungen einhergehen. Insbesondere bei einem Wechsel von verantwortlichen Personen ist es wichtig, dass der Informations- und Wissenstransfer kontinuierlich sichergestellt ist. Für die weiteren Erläuterungen gliedern wir PPP-Projekte in 3 Phasen.

Phase 1 beinhaltet die Konzeption, Ausschreibung und Vergabe. Alle strategischen Entscheidungen für das PPP-Projekt werden in dieser Phase getroffen. Die öffentliche Hand begleitet das Projekt kontinuierlich und bildet zu diesem Zweck meistens eine Projektgruppe. Diese wird ggf. durch Nutzer und rechtliche, wirtschaftliche und technische Berater ergänzt.

Phase 2 beinhaltet mit Planung und Bau die Projektrealisierung durch den privaten Partner. Mit der operativen Umsetzung kann ein Wechsel der verantwortlichen Personen erfolgen, da mit der Zuschlagserteilung die Aufgabe der Projektgruppe beendet ist.

Phase 3 beginnt mit der Inbetriebnahme. Bei komplexen Nutzerstrukturen und einem Dienstleistungsanteil über das reine Gebäudemanagement hinaus steigt die Anzahl betrieblicher Schnittstellen.

Interessenlage der Beteiligten

Ein gut funktionierendes Kommunikations- und Schnittstellenmanagement ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei umfassenden Projekten. Die Projektverantwortlichen bestimmen die Informations- und Kommunikationsbedürfnisse der Projektbeteiligten und entwickeln einen Kommunikationsmanagementplan. Dieser regelt beispielsweise Art, Umfang, Detaillierungsgrad und Häufigkeit von Sitzungen und Projektdokumenten.

Bei PPP-Projekten richten sich die Kommunikationsbedürfnisse im Wesentlichen nach der Gruppe der Beteiligten. Diese sind die öffentliche Hand, der private Partner und die Gruppe der Nutzer.

In der Regel wünschen alle Beteiligten eine klare und direkte Kommunikation. Aus dem gleichen Bedarf sind jedoch unterschiedliche Anforderungen abzuleiten.

Informationsfluss und Wissenstransfer

Bei PPP-Projekten wird die Grundlage für das Kommunikationsmanagement in einer frühen Phase geschaffen. In den Ausschreibungsunterlagen ist das geforderte Leistungsbild für einen langen Zeitraum, meist 25 Jahre, abstrakt darzustellen. In Bezug auf den Kommunikationsmanagementplan sind die primären Ziele die Gewährleistung von Informations- und Wissenstransfer. Die entsprechenden Werkzeuge müssen in den Ausschreibungsunterlagen gefordert werden.

Um sich Klarheit über die Projektumsetzung durch den privaten Partner zu verschaffen, sollten in den Angeboten Konzepte eingefordert werden, die Aufschluss über die Gewährleistung des Informations- und Wissenstransfers bei Phasenübergängen und Austausch von verantwortlichen Personen gibt. Eine zweite wichtige Forderung der Ausschreibungsunterlagen ist ein adäquates durchgängiges Berichtswesen in allen Projektphasen. Das dritte Werkzeug ist der Einsatz technischer Hilfsmittel, wie z.B. speziell eingerichtete Internetplattformen.

Die dargestellten Werkzeuge des Kommunikationsmanagements namentlich kontinuierliche Personalstruktur, Berichtswesen und technische Hilfsmittel treffen auch auf die öffentliche Hand als Auftraggeber zu.

In den Phasen 1 und 2 stehen insbesondere die Organisation einer schlagkräftigen Projektgruppe im Mittelpunkt, die das Projekt kontinuierlich begleiten und dokumentieren. Der Informations- und Wissenstransfer in der Projektgruppe ist zu planen und zu organisieren. Insbesondre in den Phasen 2 und 3 ist die Verfügbarkeit der öffentlichen Hand als Ansprechpartner relevant. Hierbei hat es sich als günstig erwiesen, dass diese Ansprechpartner von Beginn an verantwortlich am Projekt beteiligt waren.

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